Oleh: Stefanus Yulianto Cahyono
Business Analyst, specialized in Management Information System
SLC MARKETING, INC.
Pernahkah kita melihat di Instagram maupun kenalan kita, ada pemimpin perusahaan yang kerjaannya hanya jalan-jalan dan keliling keluar negeri? Tapi juga pernahkah kita melihat ada pemimpin perusahaan yang pemimpinnya selalu di tempat, tidak bisa pergi, tidak bisa santai, masih ikut stress menjalankan operasional perusahaan? Apa yang membedakan mereka? Jika kita sebagai pemimpin perusahaan, mana yang kita pilih? jalan-jalan? Atau di kantor saja?
Mereka yang “hanya” jalan-jalan kelihatannya sekarang sudah mapan dan tidak perlu terlalu memikirkan, tetapi pernahkah kita tahu mengenai apa yang mereka lakukan dulu sehingga mereka bisa jadi seperti sekarang?
Ada berbagai macam artikel dan buku terkait bagaimana menjadi seorang pemimpin yang baik, dan bagaimana untuk membangun sebuah bisnis yang dapat berjalan secara otomatis tanpa ada dan tidaknya kita di kantor atau perusahaan.
Banyak yang mereferensikan untuk membeli sebuah software yang dapat memantau, membantu, atau juga ada yang menyarankan untuk membeli sebuah mesin yang dapat bekerja selama 24×7 jam. Tapi tahukah berapa uang yang harus kita keluarkan untuk membeli sebuah software dan mesin? Bagaimana kita yakin barang tersebut dapat membuat perusahaan kita lebih efektif dan efisien? Jika kita belum siap untuk mengeluarkan dana, maka yang kita butuhkan adalah sebuah sistem kerja bagi perusahaan kita. Jika bukan dalam bentuk sebuah software dan mesin, lalu dalam bentuk apakah sistem tersebut?
Memiliki sebuah sistem tidak harus berarti memiliki sebuah program komputer atau mesin yang dapat menjalankan bisnis kita. Semua perusahaan tentu mempunyai sebuah sistem, tetapi belum tentu mempunyai sebuah software. Jadi, apakah sesungguhnya sistem itu?
Sistem yang baik adalah sebuah sistem yang berjalan dengan ada dan tanpanya pengawasan secara terus-menerus dari pemegang kendali perusahaan tersebut. Sistem dapat berupa peraturan perusahaan, dapat berupa budaya yang ada, dapat berupa kebiasaan yang terjadi sehari-hari di perusahaan kita. Tetapi bagaimana kita memastikan sistem tersebut tidak akan dilanggar dan dapat dijalankan dengan baik?
Mengapa kita membutuhkan sebuah sistem yang baik? Jaman sekarang ini, sekarang semua minta serba cepat, murah, dan kualitas tetap terbaik. Jika kita memiliki pemikiran atau “mindset” konvensional, tentu tidak akan mungkin karena jika murah tentu tidak akan bagus, dan jika mau bagus juga jangan minta murah. Pemikiran seperti itu wajib kita tinggalkan karena jaman sekarang pelanggan kita meminta barang bagus tapi harga murah. Lalu apa yang harus kita lakukan sebagai pemilik usaha? Salah satu efisiensi yang bisa kita lakukan adalah melakukan yang namanya “OTOMATISASI PERUSAHAAN”. Mengapa harus diotomatisasi?
- Menjamin Kualitas dan Konsistensi
Tidak ada yang lebih menyenangkan daripada melihat pelanggan merasa puas dengan produk kita, bukan begitu? Salah satu cara untuk mendapatkannya adalah dengan menjamin kualitas dan konsistensi produk perusahaan kita. Hal ini dapat dicapai dengan mudah apabila kita menerapkan proses bisnis secara otomatisasi. Penerapan SOP adalah langkah terbaik dan terukur saat ini yang bisa kita terapkan untuk perusahaan untuk menjaga kualitas dan konsistensi perusahaan kita.
- Menghemat Waktu Perusahaan
Kita mungkin tidak menyadarinya, tetapi sebenarnya pekerjaan manual dan tanpa panduan bisa sangat menyita waktu. Belum lagi risiko terjadinya human error yang menyebabkan turunnya konsistensi dalam membuat produk berkualitas. Dengan adanya otomatisasi akan mengurangi jumlah pekerjaan manual tanpa kontrol yang harus dilakukan oleh karyawan sehingga mereka dapat fokus mengerjakan tugas lainnya. Contohnya, pada pelaporan keuangan, dengan adanya sebuah SOP yang mengatur jalur distribusi laporan tersebut. Kita tidak perlu sering-sering melakukan pengecekan terhadap laporan tersebut, cukup kita delegasikan ke orang kepercayaan kita, dan tinggal menerima hasil laporan dari mereka.
- Mampu Mengukur Kemajuan Perusahaan
Sebuah bisnis dapat berkembang dengan penerapan strategi yang sesuai. Kita harus rutin mengukur efektivitasnya untuk mengetahui apakah strategi tersebut berjalan atau tidak. Proses bisnis otomatis mampu membantu kita melakukan hal tersebut. Setiap perubahan strategi, pemasukan dan pengeluaran perusahaan, bahkan respon dari pelanggan bisa tercatat secara otomatis. Hal ini memungkinkan kita untuk menentukan strategi selanjutnya yang paling tepat untuk diterapkan demi mengembangkan perusahaan. Tetapi tentu saja harus didampingi dengan manajemen kontrol yang baik.
- Mempercepat Pengambilan Keputusan
Sudah bukan menjadi rahasia lagi bahwa dunia bisnis bersifat dinamis. Akan selalu ada perubahan yang sesuai dengan jaman. Dari beberapa penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa proses bisnis otomatis mampu memberikan kinerja yang cenderung lebih cepat sehingga data yang dihasilkan pun bisa bersifat real-time. Hal ini akan membuat perusahaan menjadi lebih kompetitif. Dengan data yang dihasilkan secara cepat, Kita bisa melakukan pengambilan keputusan secara cepat pula. Perusahaan kita pun bisa segera mengambil langkah-langkah untuk disesuaikan dengan perkembangan terkini dunia bisnis.
- Meningkatkan Sistem Integrasi
Siapa yang tidak ingin bisnisnya berkembang hingga memiliki lebih dari satu perusahaan? Meskipun mungkin sekarang bisnis kita baru berdiri dan masih berskala kecil atau menengah, tidak menutup kemungkinan bisnis tersebut akan berkembang pesat. Penggunaan bisnis otomatis bisa mempersiapkan kita sejak sekarang. Pasalnya, dengan bisnis otomatis, sistem seluruh unit bisnis yang kita miliki akan terintegrasi di semua perusahaan sehingga mampu meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu. Pihak manajemen pun akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaan tanpa harus berkunjung ke kantor.
Jadi, apa saja langkah-langkah yang harus saya ambil untuk meng-otomatis-kan bisnis saya?
- Buat Job Desc Perusahaan
Definisikan dengan jelas struktur pekerjaan yang dibutuhkan secara efektif dan efisien agar organisasi dan bisnis kita berjalan baik. Atur tanggung jawab setiap divisi pada pekerjaan mereka, agar pekerjaan mereka lebih terarah.
- Buat Prioritas
“Dipilah dan dipilih” mana saja pekerjaan yang benar-benar urgent yang dapat kita delegasikan kepada orang-orang kepercayaan kita, dan mana yang harus menjadi tanggung jawab kita sendiri
- Pilih Orang yang Tepat
Memilih orang yang tepat agar bisa memangku delegasi tugas sesuai kompetensi diri yang dimiliki. Tidak bisa dipungkiri, bahwa orang yang tidak tepat akan menghambat kemajuan perusahaan, jadi ketika kita mendelegasikan pekerjaan, pastikan orang tersebut sudah tepat dari posisi dan tanggung jawabnya.
- Manajemen Kontrol
Matang di manajemen kontrol untuk memantau delegasi tugas yang diberikan ke orang lain tersebut. Jangan sampai terjadi kegagalan fungsi tugasnya atau bahkan terjadi fraud.
- Strategi ke Depan
Perencanaan akselerasi bisnis juga harus diberikan ke seluruh karyawan yang ada, agar bisnis tetap melaju dengan baik. Dengan demikian setiap tim akan melalui pembelajaran yang baik.
Jadi kesimpulannya otomatisasi bisnis tidaklah susah dan mahal. Semua perusahaan asal dengan kemauan, kesiapan, dan komitmen yang kuat, akan mampu menerapkan sebuah sistem yang matang dan siap dijalankan. Tetapi juga tidak cukup sampai di situ, semua wajib ada yang namanya manajemen kontrol dan audit agar perusahaan ketika bergerak maju, tidak sampai keluar dari jalur yang sudah ditentukan. Jika Anda ingin mengotomatiskan bisnis Anda, segera, tim konsultan SLC MARKETING, INC. siap membantu Anda.
