Key Performance Indicator atau biasa disingkat KPI adalah sistem penilaian kinerja yang menghubungkan antara tujuan strategik perusahaan dengan capaian prestasi individu. Sebagaimana yang kita ketahui bersama, sebagai owner atau decision maker, kita memiliki tujuan-tujuan strategis jangka panjang yang menjadi landasan dalam mengembangkan bisnis. Di sisi lain, karyawan kita belum tentu memahami secara 100% visi-misi yang ingin dicapai oleh perusahaan kita, serta kontribusi apa yang kita harapkan dari mereka. Oleh sebab itu, diperlukan suatu tool yang berfungsi untuk “menerjemahkan” visi-misi perusahaan menjadi target kerja yang harus dicapai oleh setiap individu dalam perusahaan.
Dalam buku “KPI A to Z”, secara gamblang dijelaskan bahwa hal pertama yang harus Anda ketahui sebelum menyusun sebuah KPI adalah pemahaman menyeluruh mengenai apa itu KPI. Adapun beberapa poin penjelasan yang perlu Anda ketahui antara lain:
- Manfaat KPI
Ada banyak sekali manfaat dari KPI, namun jika disimpulkan dalam satu kalimat kurang lebih adalah “sebagai penggerak atau pendorong kinerja organisasi”
- Persyaratan KPI
Metrik atau satuan pengukuran yang bisa dimasukan ke dalam KPI haruslah memenuhi persyaratan S.M.A.R.T yakni Specific, Measureable, Attainable, Relevant, dan Time Bound
- Kualitas KPI
Yakni aspek Gap, antara capaian KPI dengan capaian Strategic Objective-nya, dan aspek Gap yang terjadi antara KPI yang dirumuskan dengan ekspektasi dari customer – nya.
- Polarisasi KPI
Polarisasi KPI dapat diartikan sebagai orientasi KPI sehingga dapat ditentukan semakin kecil semakin baik (polarisasi negatif), semakin besar semakin baik (polarisasi positif), atau semakin stabil semakin baik (polarisasi stabil).
- Capaian KPI
Capaian KPI adalah tingkat keberhasilan yang dihitung dengan cara membandingkan capaian aktual dan capaian target.
- Kamus KPI
Untuk mencegah multi-intepretasi terhadap perhitungan KPI, maka setiap KPI harus didokumentasikan dengan terperinci dimana mencakup deskripsi KPI, Strategic Objective yang ingin dicapai, tujuan KPI, unit yang digunakan, formula KPI, formula capaian KPI, KPI Owner, KPI Custodian, dan sumber data KPI.
Setelah kita menentukan konten-konten yang seharusnya ada pada KPI kita, langkah selanjutnya adalah merancang KPI. Merancang KPI dimulai dari merumuskan visi dan misi organisasi. Rata-rata perusahaan yang telah berbentuk perseroan terbatas (PT) pasti sudah memiliki visi dan misi. Maka, langkah selanjutnya yang seharusnya dilakukan untuk merancang KPI adalah membuat analisis SWOT. Penjelasan mengenai analisis SWOT pun sudah sangat mudah ditemui di dunia maya atau literatur perkuliahan sehingga tidak perlu dibahas disini.
Yang perlu mendapat perhatian pembaca dalam buku ini adalah langkah ketiga dalam merancang KPI, yakni perumusan strategi. Strategi adalah serangkaian aktivitas yang menciptakan nilai tambah yang dilakukan secara berbeda dan lebih baik dari yang dilakukan oleh kompetitor atau dibandingkan dengan cara yang sama pada waktu lampau. Sehingga, strategi perusahaan dapat dirumuskan dengan melakukan analisis terhadap tiga pertanyaan berikut
- Apa tujuan perusahaan dan dimanakah posisi perusahaan saat ini?
Jawaban dari pertanyaan ini adalah pernyataan terhadap ke arah mana perusahaan menuju dan sudah sampai sejauh mana perusahaan melangkah.
- Dalam jenis lingkungan seperti apa saat ini organisasi berada?
Jawaban dari pertanyaan ini adalah tabel IFAS (internal factor analysis summary) dan EFAS (external factor analysis summary) matriks SWOT dari lingkungan perusahaan.
- Apa yang dapat dilakukan untuk pencapaian organisasi yang lebih baik di masa depan?
Jawaban inilah yang akan menghasilkan strategi organisasi
Setelah kita selesai merumuskan strategi perusahaan, langkah keempat adalah menentukan sasaran strategis. Yakni mengerucutkan strategi yang telah dirumuskan menjadi strategic objective (SO). Dimana SO ini memiliki ciri diawali dengan kata kerja yang memiliki orientasi atau diawali dengan kata sifat yang menunjukkan kondisi ideal seperti “menurunkan biaya produksi”, “menaikkan penjualan”, atau “excellence customer service”.
Setelah menentukan SO, langkah kelima dalam merancang KPI adalah menentukan Critical Success Factor (CSF) untuk masing-masing SO. Critical Success Factor adalah faktor yang harus ada atau dicapai untuk memenuhi SO. Contoh, CSF untuk SO meningkatkan kinerja pemasaran perusahaan adalah penjualan yang tinggi, tingkat keuntungan yang terkendali, dan promosi yang efektif. Setelah CSF teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah penentuan KPI dan penetapan target untuk masing-masing KPI.
Itulah kurang lebih step-by-step menyusun KPI menurut buku KPI A to Z agar sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Jika saat ini perusahaan Anda telah beroperasi dalam kurun waktu yang panjang, ada baiknya Anda coba untuk melakukan evaluasi apakah Strategic Objective sudah mendukung pencapaian visi-misi perusahaan dan apakah KPI yang saat ini berlaku sudah mendukung terwujudnya Critical Success Factor. Untuk bantuan terkait penyusunan KPI dan implementasinya pada perusahaan Anda, tim konsultan dari SLC MARKETING, INC. siap melayani Anda. Hubungi kami segera.
Resensi disadur dari: Yohanes Abdullah dan Irra Hegwisi
Oleh :
Bagas Pranowo Handonowarih
Business Analyst, Specialized in People Development
SLC MARKETING, INC.
