Internal Control Management, seberapa pentingkah?
Oleh:
Stefanus Yulianto Cahyono
Business Analyst, Specialized in Management Information System
SLC MARKETING, INC.
Mari mulai dengan yang dekat dengan kehidupan kita sehari-hari, Anda tentu sudah hafal betul bagaimana memasak mie instan hingga siap untuk dihidangkan. Anda tidak perlu membaca panduan cara memasak mie instan tersebut di bagian belakang bungkusnya.
Mari kita berfokus pada saat memasak mie tersebut. Anda tentu tidak perlu lagi mengamati berapa lama Anda memasak mie tersebut. Tetapi bagaimana jika Anda tidak menjaga mie tersebut selama masak? Jika terlalu lama memasaknya, maka mie akan jadi lembek. Jika Anda terlalu cepat mengangkatnya, maka pasti belum matang dan masih keras. Apa yang terpenting ketika Anda memasak mie instan? Yaitu, kontrol Anda terhadap mie tersebut sehingga menghasilkan mie instan yang terbaik.
Itu adalah sebuah contoh yang paling dekat dengan kehidupan kita sehari-hari. Apa hubungan mie instan dengan bisnis Anda? Jika memasak mie instan saja memerlukan sebuah kontrol yang tepat dari kita, begitu pula dengan bisnis. Walaupun kita yang menjalankan bisnis sejak puluhan tahun yang lalu, jika kita melepas bisnis kita tanpa controlling yang jelas dan tepat, maka ada kemungkinan juga bisnis kita menjadi “lembek” atau malah “kurang matang”.
Kita sebagai pemegang kendali bisnis, para stakeholder, para pemimpin tidak boleh merasa nyaman dengan perusahaan Anda saat ini. Jika Anda merasa nyaman dan merasa tidak perlu ada pengawasan lebih lagi, justru itu adalah saat dimana sebuah kehancuran datang. Segala sesuatu tentu saja harus ada yang namanya sebuah kontrol.
Tentu perusahaan kita pasti punya sebuah standar pelayanan bagi masing-masing pelanggan kita, dan tugas kita adalah memastikan bagaimana semua pelanggan mendapatkan pelayanan dengan kualitas yang sama. Itu lah yang dinamakan SOP (Standard Operating Procedure). Begitu pula dengan mie instan, bagaimana cara menyamakan kualitas rasa padahal tidak ada pengawasan langsung dari produsen mie tersebut? Yaitu dengan cara di bagian bungkusnya ada diberikan panduan untuk memasak.
Kenapa ini menjadi penting? Bayangkan Anda memakan mie yang dimasak oleh orang yang sama sekali tidak memperhatikan kualitas mie, dan hasil mie tersebut “over-cooked”, apakah Anda puas? Mungkin Anda akan tetap memakannya, tetapi Anda tidak akan meminta orang tersebut untuk memasak mie untuk Anda kembali. Begitu pula yang pelanggan Anda rasakan ketika mereka mendapatkan sebuah pelayanan yang lepas dari kontrol.
Saat ini dalam Era Globalisasi dan MEA, persaingan usaha semakin berkembang, adanya modernisasi dalam sebuah perusahaan, maka persaingan dalam dunia usaha juga semakin ketat. Perusahaan-perusahaan mulai memasuki lingkungan bisnis yang berbeda dari sebelumnya. Kini pasar tidak hanya dimasuki oleh pesaing dalam negeri saja namun telah didatangi oleh berbagai pesaing luar negeri yang produk atau jasanya mengandung persaingan. Selain dampak positif yang dibawa oleh era globalisasi ini, terdapat dampak negatif yang mempengaruhi perusahaan yaitu di era globalisasi ini perusahaan yang tidak mempunyai Sistem Control atau Pengendalian Manajemen yang baik, akan tersingkirkan dari persaingan bisnis ini.
Suatu perusahaan selalu dimulai dengan perencanaan, dan perencanaan itu sendiri melibatkan berbagai individu. Aktivitas berbagai individu ini pasti akan selalu diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun banyak individu juga mempunyai keinginan yang mungkin tidak sejalan dengan tujuan perusahaan. Ketidakselarasan tujuan ini dapat membuat tujuan dari perusahaan tidak tercapai, untuk itu diperlukannya Sistem Pengendalian Manajemen sebagai pengendali antara tujuan individu dengan tujuan bisnis. Sistem Pengendalian Manajemen juga harus ditata dengan baik agar perusahaan tidak tersisih dari persaingan saat ini.
Apa itu Pengendalian Manajemen sehingga penting untuk perusahaan? Pengendalian manajemen merupakan suatu proses dimana manajemen atau bagian yang mempunyai kewenangan untuk menggerakkan perusahaan mempengaruhi anggotanya untuk mencapai dan memenuhi tujuan perusahaan. Pada dasarnya Sistem Pengendalian Manajemen ini adalah alat bagi manajemen untuk membangun masa depan perusahaan.
Apa saja kegiatan-kegiatan dalam proses Pengendalian Manajemen?
- Perencanaan Strategi
Perencanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu perusahaan dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang. Perencanaan ini bisa dimulai dengan mengevaluasi dan membuat SOP atau prosedur yang berlaku saat ini di perusahaan Anda, apakah SOP tersebut masih dijalankan, atau malah membutuhkan revisi.
- Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu.
- Pelaksanaan
Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggung-jawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun non-keuangan, informasi internal maupun eksternal.
- Evaluasi Kinerja
Prestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggung-jawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan rancangan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Jadi kesimpulannya Sistem Pengendalian Manajemen ini adalah alat komunikasi antara manajemen dan karyawan dengan ketetapan kebijakan-kebijakan dari manajemen untuk karyawan agar dapat menjalankan strategi guna mencapai tujuan perusahaan. Sistem Pengendalian bertujuan untuk efisiensi kinerja perusahaan dan juga mengamankan agar semua pelanggan mendapatkan hasil dan kualitas pelayanan yang sama. Lakukanlah pengendalian manajemen Anda, sebelum bisnis Anda menjadi sebuah mie yang “lembek” dan akhirnya tidak akan lagi dinikmati oleh pelanggan Anda!
So, KEEP STUPID! Ingin mengevaluasi kinerja perusahaan Anda? Kontak kami segera! Tim dari SLC MARKETING, INC. siap melayani Anda.
