Oleh:
Stefanus Yulianto Cahyono
Business Analyst, Specialized in Management Information System
SLC MARKETING, INC.
Standard Operating Procedure atau yang biasa disingkat menjadi SOP, adalah sebuah sistem yang mengatur, memandu, dan menetapkan standar bagi para pelaku perusahaan untuk melakukan dan menjalankan kegiatan perusahaan secara konsisten yang bertujuan untuk mencapai goal yang diinginkan oleh perusahaan. SOP juga merupakan salah satu referensi yang dapat digunakan dalam menangani temuan audit akibat kesalahan, kelalaian, dan kecurangan serta merupakan perangkat yang dapat digunakan untuk menyelesaikan keluhan, konflik, atau perselisihan di dalam organisasi.
Banyak sekali yang menanyakan “Saya ingin mengajukan pembuatan kartu anggota, SOP nya bagaimana ya?”, “Kok saya tidak dilayani dengan baik, SOP nya bagaimana sih?”, “Ini saya bolak balik dilempar ke loket sana loket sini, SOP nya harusnya bagaimana sih?”. Pertanyaan seperti ini sering kali muncul dan kita dengar di sekitar kita, bahkan kadangpun kita pasti pernah mengucapkan hal-hal seperti itu. Apakah Anda mau melihat ada pelanggan Anda menanyakan hal demikian? Dan bagaimana Anda mengatasi pemerataan service atau layanan bagi semua klien Anda?
Anda tentu saja membutuhkan sebuah panduan yang bernama SOP.
SOP digunakan untuk memastikan kegiatan operasional berjalan dengan baik dan semestinya, sesuai dengan aturan yang ada dan operasional bisnis pun dapat berjalan secara konsisten, efektif, efisien, sistematis, dan terkelola dengan baik untuk menghasilkan produk yang memiliki mutu konsisten sesuai dengan standar perusahaan yang berlaku.
Dokumen SOP sebagai suatu manual perlu memiliki beberapa kriteria dalam penyusunannya agar dokumen yang dihasilkan benar-benar unggul dan bermanfaat bagi organisasi yang menerapkannya. Kriteria tersebut yaitu menggunakan kalimat dengan bahasa sederhana dan mudah dimengerti, mudah diaplikasikan, mudah dikontrol, mudah diaudit, dan mudah diubah sesuai perkembangan. Suatu perusahaan atau organisasi besar dalam penyusunan SOP biasanya dilakukan oleh tim yang terdiri atas perwakilan dari beberapa sistem yang ada di dalam lingkungan organisasi perusahaan.
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, umumnya terdiri atas beberapa sistem, lalu sistem terdiri lagi dari sub-sistem sesuai kebutuhan operasional organisasinya. Sistem dan sub-sistem ini berfungsi sebagai pendukung jalannya operasional perusahaan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan sesuai masing-masing bidang. Semakin besar organisasi atau perusahaan, maka semakin banyak pula SOP yang ditetapkan.
Buku ini disusun secara sistematis, menjadi panduan praktis yang mudah dimengerti, diaplikasikan, dan memandu pembaca dalam membuat SOP untuk berbagai bentuk perusahaan. Buku ini secara keseluruhan membahas: “Pengertian SOP dan peran strategisnya bagi organisasi”, “Landasan penyusunan SOP: kriteria dokumen, hambatan penyusunan, pihak penyusun, pihak pelaksana, pihak pengawas pelaksanaan dan atasan pengawas SOP”, “Sistem, prosedural, dan langkah dalam perusahaan”, “Praktik menyusun SOP: penetapan prosedur dalam tiap sistem organisasi, penetapan format dokumen, penyusunan draft dokumen, uji lapangan draft final, penetapan dokumen SOP definitif dan pengesahan dokumen SOP”, “Contoh dokumen dan tips mudah menyusun dokumen SOP”.
Buku ini dilengkapi dengan contoh-contoh formulir dokumen SOP serta formulir pendukung yang terkait dengan aplikasi SOP. Formulir-formulir tersebut ditampilkan dalam buku dan dilengkapi compact disc (CD) yang memungkinkan pembaca dapat mengaplikasikannya dengan sedikit modifikasi dan sesuai kebutuhannya masing-masing. Pada dasarnya semua prosedur bisa ditampilkan dalam bentuk narasi (tulisan) dan flow chart. Gabungan kedua bentuk ini biasa digunakan untuk membuat prosedur yang kompleks, sedangkan bentuk narasi hanya digunakan untuk membuat prosedur yang sederhana saja.
Bentuk flow chart pada umumnya lebih sering digunakan sebagai pedoman bagi para pelaksana teknis di lapangan, karena lebih mudah dipelajari dan dibaca ulang bila mengalami kelupaan. Contoh formulir dan prosedur SOP yang ditampilkan dalam buku ini adalah:
- Membuat SOP perusahaan manufaktur
- Membuat SOP perusahaan dagang
- Membuat SOP perusahaan jasa
- Menetapkan prosedur dalam sistem organisasi
- Tips mudah menyusun dokumen SOP
Buku ini dengan gaya dan bahasa penulisan yang cukup sederhana dan ringan bagi para pembacanya. Disusun secara ringkas sebagai buku pedoman dan ukuran bukunya yang kecil memudahkan pembaca untuk menggenggam dan membacanya. Dilengkapi contoh penyusunan SOP dan formulir pendukung dalam bentuk tercetak dan softcopy juga merupakan nilai lebih dari buku ini. Kekurangan buku ini yaitu, kurang menariknya tampilan layout isi buku yang tidak berwarna sehingga menimbulkan kesan membosankan dan beberapa cetakannya ada yang “tidak pas” dan juga buku ini mengambil beberapa sumber dari “Blogspot”.
Buku ini menyajikan pembahasan secara ringkas dan praktis dalam penyusunan Standard Operating Procedure yang dibutuhkan organisasi atau perusahaan, sehingga buku ini sangat bagus dan bermanfaat untuk dijadikan panduan bagi mahasiswa, pelajar, pegawai, ataupun masyarakat umum yang ingin mempelajari dan menyusun pembuatan SOP untuk organsisasi atau perusahaannya.
Disadur dari: “Mudah Menyusun SOP” oleh Arini T. Soemohadiwidjojo
