JANGAN TERLIBAT MASALAH JIKA ITU BUKAN MASALAH ANDA
Oleh : Bagas Pranowo Handonowarih
Business Analyst, Specialized in People Development
SLC MARKETING, INC.
Kisah dalam buku ini dimulai ketika penulis ditunjuk untuk menempati posisi pimpinan untuk pertama kalinya. Awalnya semua berjalan dengan baik, penulis merasa sangat antusias pada pekerjaan barunya dan sikap tersebut dengan cepat menular kepada bawahannya. Antusiasme dan produktivitas kemudian dilaporkan mengalami peningkatan secara bertahap pada departemen yang dipimpinnya.
Namun setelah lonjakan awal yang fantastis, hasil yang diberikan oleh departemen mulai menurun secara perlahan, kemudian menurun lagi dengan cepat. Penurunan kinerja ini oleh penulis dikatakan juga diikuti oleh penurunan semangat kerja bawahannya. Meskipun dia sudah bekerja keras selama berjam-jam, tetap saja tidak mampu menahan penurunan yang terjadi di departemennya. Dia merasa bahwa semakin keras dia bekerja, semakin jauh dia tertinggal dan semakin buruk juga lah kinerja departemen yang penulis pimpin pada saat itu.
Mungkin bagi kita sepenggal kisah ini tampak begitu mengerikan. Pemahaman bahwa kita sudah bekerja ekstra keras demi meningkatnya kinerja departemen atau divisi yang kita pimpin, akan tetapi peningkatan tak kunjung terjadi, malah kita jadi terbebani oleh segudang tugas yang tidak terselesaikan. Jika Anda belum mengalaminya, selamat! Sebab Anda adalah seorang pimpinan yang demikian luar biasa mampu membagi load kerja anak buah Anda dengan sangat tepat, atau, jika sebaliknya, (mohon maaf), load kerja departemen Anda berarti belum maksimal.
Oleh karena itu, untuk Anda yang mulai atau sedang mengalami permasalahan ini, buku The One Minute Manager Meets The Monkey ini mungkin bisa menjadi solusi untuk Anda. Dimulai dari akar dari permasalahan yang sering timbul pada produktivitas SDM, yakni:
MENGAPA BEBERAPA MANAJER TIDAK MEMILIKI CUKUP WAKTU, SEMENTARA STAF MEREKA TIDAK MEMILIKI CUKUP PEKERJAAN?
Menurut penulis, alasan mengapa hal ini terjadi adalah seringkali manajer mengambil “monyet” milik bawahannya sehingga dia tidak bisa mengurus “monyet”nya sendiri. Apa itu “monyet”? Monyet adalah suatu ilustrasi yang mewakili LANGKAH SELANJUTNYA. Jadi ketika bawahan Anda datang dengan masalah yang membutuhkan langkah penyelesaian, langkah penyelesaian ini adalah monyet. Mereka menemui kita lalu bertanya bagaimana solusi yang tepat bagi permasalahan ini. Sebagai manajer yang baik, Anda tentu membahas masalah ini dengan mereka hingga ditemukan penyelesaian yang tepat. Namun, terkadang masalah waktu tidak mengijinkan Anda untuk berlama-lama membahas masalah ini karena ada rapat dengan atasan yang akan segera dimulai. Akhirnya Anda berkata pada bawahan Anda, “Saya tidak bisa memberi keputusan sekarang, karena butuh memikirkannya sejenak. Saya akan kabari kamu secepatnya jika saya sudah menemukan solusi yang tepat.” Aha! Monyet yang ada di punggung bawahan Anda sekarang berpindah ke punggung Anda. Semudah itu ilustrasinya!
Maka, untuk menghindari bertumpuknya monyet-monyet bawahan Anda ke punggung Anda sehingga membuat produktivitas departemen Anda terganggu, penulis menjabarkan konsep penugasan dan pendelegasian. Konsep Penugasan memiliki empat peraturan utama, yakni.
- Deskripsi
Seorang atasan dan staf seharusnya tidak berpisah sampai “langkah selanjutnya” diuraikan dengan tepat. Dengan tepat disini adalah action apa yang harus segera dilakukan oleh bawahan Anda, sedemikian dia menjadi tahu apa yang harus dilakukan sementara tugas Anda hanya untuk melakukan follow up.
- Kepemilikan
Semua “monyet” harus ditangani pada tingkat organisasi terendah sesuai dengan kepentingan mereka. Menjaga “monyet-monyet” tersebut pada tingkat terendah bukanlah bentuk pengabaian tanggungjawab, namun karena staf Anda memiliki lebih banyak waktu, energi, lebih dekat dengan pekerjaan mereka, dan Anda butuh waktu yang lebih leluasa untuk memikirkan ide-ide untuk mengembangkan departemen Anda, maka jangan pernah mengakhiri dialog dengan bawahan Anda sebelum ditetapkannya kepemilikan tiap-tiap “monyet” pada seseorang.
- Kebijakan Asuransi
Untuk memastikan “monyet-monyet” tadi diurus dengan baik oleh karyawan Anda tanpa mengakibatkan Anda sulit tidur di malam hari, maka “monyet-monyet” itu sebaiknya (baca: WAJIB) diasuransikan. Ada dua tingkatan cara dalam mengasuransikannya.
- Menyarankan, Kemudian Bertindak
Yakni ketika Anda masih merasa was-was bahwa bawahan Anda masih belum memiliki kualifikasi yang sangat dapat diandalkan dan sifat dari proyek yang sangat kritikal untuk perusahaan. Caranya adalah bawahan Anda harus melaporkan rencana yang akan mereka jalankan dulu, Anda memberi masukan pada rencana mereka, baru rencana tersebut dieksekusi.
- Bertindak, Kemudian Menasehati
Cara kedua yang lebih menghemat waktu Anda adalah bertindak, kemudian menasehati. Jika karyawan Anda memiliki kualifikasi sangat dapat diandalkan pada proyek yang mereka tangani, Anda mulai dapat memberikan kebebasan pada bawahan Anda untuk menjalankan proyek tersebut dengan cara mereka sendiri, dengan catatan mereka harus memberi laporan secara berkala, untuk mendapat masukan dari Anda.
- Pengerjaan dan Pemeriksaan
Hasil akhir dari setiap organisasi adalah segudang “langkah selanjutnya,” yang berarti bahwa keberhasilan suatu perusahaan merupakan fungsi dari kesehatan “monyet-monyet” tersebut. Karena kesehatan “monyet-monyet” tersebut sangat penting, mereka harus secara rutin diperiksa untuk mempertahankan kesejahteraan mereka. Tetap lakukan pemeriksaan sesuai jadwal, walaupun karyawan Anda tidak memiliki apa-apa untuk dilaporkan. Jika Anda membatalkan pemeriksaan karena karyawan Anda beralasan bahwa “belum ada yang perlu dilaporkan”, maka Anda bisa memberikan penghargaan atas “zero progress” yang mereka laporkan. Namun jika hari ini karyawan Anda melakukan “zero progress” dan minggu depan dia harus kembali membuat laporannya untuk Anda, maka jika hal ini terus berulang, tentunya akan berujung pada teguran, demosi dari proyek, atau bahkan sebaliknya mereka dapat secara “ajaib” menemukan langkah baru untuk mengurus “monyet” tersebut.
Sekarang setelah kita melakukan penugasan dengan empat langkah yang telah kita bahas, bagaimana hasilnya? Apa Anda sudah memiliki lebih banyak waktu dan karyawan Anda memiliki cukup pekerjaan? Karena masih ada langkah selanjutnya dari penugasan, yakni pendelegasian. Jika penugasan melibatkan “seekor monyet”, maka pendelegasian melibatkan “keluarga monyet”. Apa maksudnya? Jika pada penugasan, Anda yang bertugas memastikan pendeskripsian, kepemilikan, pengasuransian, penjadwalan, dan pemeriksaan “monyet-monyet” tersebut, maka pada tahap pendelegasian, karyawan Andalah yang memastikan sendiri semua hal itu sudah mereka lakukan dengan baik atau belum.
Mereka mengidentifikasi, mengasuransikan, menerima kepemilikan mereka, dan melakukan pemeriksaan sendiri pada “monyet” mereka. Hal ini hanya dapat tercapai setelah:
- Tingkat kecemasan Anda mengizinkannya
- Anda cukup yakin staf Anda tahu apa yang harus dilakukan
- Ada jaminan yang masuk akal bahwa orang tersebut mampu mendapatkan sumber daya yang cukup baik berupa waktu, informasi, uang, sumber daya manusia, bantuan, dan kewenangan untuk melakukan pekerjaan tersebut
- Anda yakin bahwa biaya dan waktu serta kuantitas dan kualitas proyek tersebut dapat diterima
Jika saat ini Anda menghabiskan begitu banyak waktu untuk bertempur, setelah mendapat pengetahuan ini Anda dapat mencegah sebagian besar pertempuran hanya dengan menghabiskan sedikit waktu. Jika saat ini Anda menghabiskan banyak waktu untuk bereaksi terhadap orang lain, sekarang Anda dapat menghabiskan banyak waktu dalam langkah-langkah yang lebih proaktif.
Penulis berharap dongeng tentang “monyet” ini akan membantu Anda sebagaimana hal ini telah membantu penulis dalam menghadapi masalahnya yang amat besar. Jika sebelumnya penulis tidak pernah ada dalam foto keluarga yang terpajang di ruang kantornya, setelah selesai menulis buku ini, dia sejenak menatap kembali foto-foto keluarganya dan menyadari perubahan yang begitu berharga sebab DIA SEKARANG BERADA DALAM FOTO ITU, atau dengan kata lain, dia sekarang telah memiliki waktu dengan keluarganya untuk berlibur!
Resensi disadur dari : Kenneth Blanchard, William Oncken Jr., dan Hal Burrows
